Doherty & Associates Investment Counsel s’engage à protéger la vie privée de ses clients et considère que cela fait partie des services qu'elle offre à ses clients. Tous les employés sont tenus de protéger la confidentialité de tous les renseignements personnels auxquels ils ont accès. De plus, tous les ans chaque employé signe un code de déontologie qui comprend des dispositions au sujet de la protection des renseignements personnels et signe notre politique de confidentialité et de protection des renseignements concernant la société.
À noter:
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Qu’entend-on par renseignements personnels ;
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Pourquoi recueillons-nous et utilisons-nous des renseignements personnels ;
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Pourquoi recueillons-nous des renseignements vous concernant auprès d’autres personnes ;
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Comment protégeons-nous vos renseignements ;
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Vos droits quant à l’accès à vos renseignements personnels ; et
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Comment nous faire part de vos questions.
Renseignements personnels
Les renseignements personnels sont des informations qui permettent de vous identifier. Ils comprennent votre âge, votre situation familiale, vos antécédents de travail, votre numéro d'assurance sociale, vos antécédents de crédit, votre adresse, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone à la maison.
Pourquoi avons-nous besoin de vos renseignements personnels ?
Nous avons besoin de vos renseignements personnels afin d'établir une relation avec vous et de vous fournir le meilleur service possible – le mieux nous vous connaissons, le mieux nous pouvons vous servir. Votre signature, vos antécédents financiers, votre situation financière, votre numéro d'assurance sociale, votre âge et d'autres renseignements personnels du même genre nous permettent de:
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Vous identifier ;
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Comprendre et évaluer votre admissibilité à nos services ;
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Comprendre vos besoins pour s’assurer que nous vous offrons des services qui répondent à ces besoins ;
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Vous protéger et nous protéger contre les erreurs et la fraude ; et
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Nous conformer à la loi.
Comment obtenons-nous vos renseignements personnels ?
En règle générale, nous obtenons ces renseignements directement de vous. Cependant, avec votre consentement, nous pouvons aussi obtenir des renseignements d'autres sources qui peuvent comprendre, mais sans s'y limiter, votre comptable, votre conseiller financier, d'autres filiales d'AGF, des agences d'évaluation du crédit, d'autres établissements financiers, etc.
Comment utilisons-nous vos renseignements personnels ?
Les renseignements que nous demandons dépendent des produits et des services que vous demandez. Pour chaque produit ou service, nous exigeons votre nom, votre adresse et certains renseignements qui permettront de vous identifier. Avant ou au moment de la cueillette de renseignements personnels, nous vous aviserons de la raison de cette cueillette. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour les raisons suivantes :
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Pour nous assurer que nos dossiers sont à jour ;
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Pour établir et administrer votre compte ;
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Pour effectuer vos transactions ou vous fournir le service requis ;
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Pour maintenir, stocker, consigner et déterminer les renseignements au sujet de votre compte ;
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Pour vérifier des renseignements antérieurs, le cas échéant ;
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Pour vous fournir, à vous et à votre représentant, des renseignements sur votre compte ;
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Pour répondre à vos besoins d’investissement ;
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Pour évaluer votre admissibilité à un service spécifique ;
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Pour protéger les intérêts de Doherty & Associates Investment Counsel, comme le recouvrement de dettes ; et
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Pour satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires, comme par exemple les exigences de déclaration de revenus l’Agence du revenu Canada.
À qui divulguons-nous vos renseignements personnels ?
Vos renseignements personnels seront uniquement utilisés aux fins convenues pour nous aider à vous offrir le meilleur service qui soit. Doherty & Associates Investment Counsel peut aussi fournir vos renseignements personnels à des tiers uniquement dans le but de répondre à vos exigences de service. Les tiers auxquels nous fournissons vos renseignements personnels sont par exemple :
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Votre représentant financier (ex. comptable…) ;
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Autres établissements financiers, y compris des agences d’évaluation du crédit ;
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Autres filiales de La Société de Gestion AGF Limitée ;
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Fournisseurs externes de services qui fournissent des services administratifs ou autres à notre firme ;
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Gouvernements canadiens, organismes gouvernementaux, organismes gouvernementaux de réglementation ; et
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Autres établissements légalement obligés.
Les contrats conclus entre Doherty & Associates Investment Counsel et ses fournisseurs externes de services servent à mettre en place des mesures appropriées de contrôle et de protection afin de protéger vos renseignements personnels. Nos fournisseurs externes de services peuvent de temps à autre offrir des contrats de sous-traitance pour l'exécution de tâches administratives à d'autres fournisseurs dont les bureaux ne sont pas au Canada, et demander l'accès à certains renseignements personnels pour l'exécution de ces services. Dans ce cas, il incombe aux fournisseurs de Doherty & Associates Investment Counsel de prévoir des mesures de sécurité et de contrôle visant à protéger vos renseignements personnels contre l'utilisation non autorisée, la perte, le vol, l'altération et la destruction.
Divulgation de vos renseignements personnels quand la loi l'exige ou le permet
Doherty & Associates Investment Counsel peut être tenue de fournir vos renseignements personnels en réponse à un mandat de perquisition, une ordonnance judiciaire ou toute autre requête prévue par la loi. Nous pouvons aussi divulguer vos renseignements personnels pour nous aider à recouvrer une dette que vous devez.
Obtenir votre consentement
Avant de vous fournir des services vous devrez remplir une demande d’ouverture de compte qui comprend des renseignements sur le client. Ce document vous explique la façon dont les renseignements personnels que vous fournissez seront utilisés. En signant et en retournant ce document, vous consentez à la divulgation de vos renseignements personnels. Votre consentement peut également être obtenu verbalement quand vous fournissez vos renseignements personnels. Doherty & Associates Investment Counsel n'utilisera pas ces renseignements sans votre consentement et les utilisera seulement aux fins convenues au moment de la cueillette.
Retirer votre consentement
Vous pouvez retirer votre consentement pour l'utilisation de vos renseignements personnels en communiquant avec Doherty & Associates Investment Counsel en tout temps. Des exigences légales ou autres peuvent vous empêcher de retirer votre consentement. De plus, la décision de retirer votre consentement pourrait fortement limiter les produits ou services que Doherty & Associates Investment Counsel est en mesure de vous offrir.
Nous pouvons obtenir des renseignements vous concernant auprès de tierces parties avec votre consentement, ce qui nous permet de déterminer votre admissibilité à nos services. L’accès à ces renseignements nous permet de vous fournir la documentation et l’assistance dont vous avez besoin.
Par exemple, pour transférer des titres en nature, nous devons communiquer avec votre courtier et/ou dépositaire. Nous aurons peut-être aussi besoin de déterminer la valeur et la pertinence des titres à transférer. Il est donc possible que nous ayons à communiquer avec d’autres institutions financières afin d’obtenir les renseignements appropriés. Nous pourrions également communiquer avec d’autres tierces parties pour vérifier les renseignements que vous nous avez fournis.
Sur demande, Doherty & Associates Investment Counsel vous donnera accès à vos renseignements personnels. De plus, nous pouvons vous fournir une liste de tiers auxquels vos renseignements personnels ont été fournis. Vous pouvez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée comme suit.
Si vous désirez modifier ou mettre à jour vos renseignements personnels, vous pouvez en faire la demande en tout temps. Veuillez noter que nous ne pouvons modifier que ces renseignements personnels qui sont nécessaires pour satisfaire aux fins convenues.
Dans certains cas, Doherty & Associates Investment Counsel ne pourra peut-être pas vous donner accès à des renseignements précis. Par exemple: i) renseignements qui font référence à d'autres personnes; ii) renseignements contenant des informations exclusives qui sont confidentielles à Doherty & Associates Investment Counsel ou ses filiales; iii) des renseignements qui ont été détruits; ou iv) des renseignements qui sont trop coûteux à récupérer.
Où gardons-nous vos renseignements personnels ?
Vos renseignements personnels peuvent être conservés en format électronique ou papier dans les bureaux de Doherty & Associates Investment Counsel, de ses filiales ou de ses fournisseurs externes de services. Nos fournisseurs externes de services peuvent de temps à autre offrir des contrats de sous-traitance pour l'exécution de tâches administratives à d'autres fournisseurs dont les bureaux ne sont pas au Canada, et demander l'accès à certains renseignements personnels pour l'exécution de ces services.
Protection de vos renseignements personnels
Chez Doherty & Associates Investment Counsel, il existe des politiques, procédures, directives et normes pour protéger vos renseignements personnels conformément aux règles de confidentialité applicables, y compris la loi fédérale connue sous le nom de Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
Nos systèmes sont soumis à des normes strictes contre l’accès non autorisé, la modification, la reproduction, la destruction, la divulgation, la perte ou le vol.
Nos employés sont tenus de respecter le code de déontologie, la politique de confidentialité et de protection des renseignements concernant la société et nos fournisseurs de services ont accès à vos renseignements personnels pour leur permettre de s'acquitter de leurs tâches reliées au service que vous recevez. Nous avons établi des directives pour s’assurer que nos fournisseurs de services, agents et filiales respectent nos normes de sécurité, et leur contrat stipule qu’ils sont tenus de respecter la confidentialité et la protection des renseignements personnels.
Les renseignements personnels obtenus sur votre personne ne seront utilisés qu'aux fins convenues au moment de la cueillette et seront gardés tant que nous en aurons besoin pour vous offrir le service ou selon les exigences de la loi.
Des mesures de sécurité telles que mot de passe, accès à nos bureaux et à nos fichiers, sécurité de l'accès physique et cryptage des données ont été mises en place pour protéger vos renseignements personnels contre l'accès non autorisé, la modification, la perte, le vol ou l'utilisation malveillante.
Doherty & Associates Investment Counsel s'engage à vous traiter avec respect et égard dans toutes les opérations. Toutefois, de temps à autre un malentendu ou une erreur peut se produire au sujet de la confidentialité. Dans ces cas, Doherty & Associates Investment Counsel agira avec soin pour résoudre le problème.
Résoudre vos plaintes
Si vous avez une plainte, veuillez vous adresser à notre agent de la protection de la vie privée :
Si vous n'obtenez pas une réponse satisfaisante de notre agent de la protection de la vie privée, vous pouvez communiquer avec l’agent de la protection de la vie privée de La Société de Gestion AGF Limitée
Téléphone:1-800-273-9971 or 416-367-1900 Télécopie: 416-865-4220 Courriel: agf_privacy@agf.com Adresse: La Société de Gestion AGF Limitée
Banque Tour Toronto-Dominion
66, rue Wellington Ouest, 31e étage
Toronto (Ontario) M5K 1E9
Doherty & Associates Investment Counsel donnera suite à votre plainte en temps opportun. Si la solution proposée ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec un des organismes suivants :
Ombudsman de Services Bancaires et d’Investissement Téléphone: 1-888-451-4519 ou 416-287-2877 Télécopie: 1-888-422-2865 ou 416-225-4722 Courriel:ombudsman@obsi.ca Adresse: 401 rue Bay
Bureau 1505
C.P. 5
Toronto (Ontario) M5H 2Y4
Commissaire à la protection de la vie privée du Canada Téléphone: 613-995-8210 ou 1-800-282-1376 Adresse: 112 rue Kent
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
Au Québec, vous pouvez vous adresser à:
Commission d'accès à l'information du Québec Téléphone: 418-528-7741 or 1-888-528-7741 Adresse: 575, rue St-Amable
Bureau 1-10
Québec (Québec) G1R 2G4
