Doherty & Associates Investment Counsel s’engage à protéger la vie privée de ses clients et considère que cela fait partie des services qu'elle vous offre. Il incombe à tous les employés de protéger la confidentialité de tous les renseignements personnels auxquels ils ont accès. De plus, tous les ans chaque employé signe un code de déontologie qui comprend des dispositions au sujet de la protection des renseignements personnels, en plus de signer notre politique de confidentialité et de protection des renseignements concernant la société. 

Il nous importe de clarifier :
• Ce que nous entendons par renseignements personnels;
• Pourquoi nous recueillons et utilisons des renseignements personnels;
• Pourquoi nous recueillons des renseignements à votre sujet auprès d’autres personnes;
• Comment nous protégeons les renseignements qui vous concernent;
• Vos droits quant à l’accès à vos renseignements personnels; et
• Comment nous faire part de vos questions.





Renseignements personnels 
Les renseignements personnels sont des informations qui permettent de vous identifier. Ils comprennent votre âge, votre situation familiale, vos antécédents de travail, votre numéro d'assurance sociale, vos antécédents de crédit, votre adresse domiciliaire, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone à domicile.


Pourquoi avons-nous besoin de vos renseignements personnels?  
Nous avons besoin de vos renseignements personnels afin d'établir une relation avec vous et de vous fournir le meilleur service possible – plus nous en savons sur vous, mieux nous pouvons vous servir. Votre signature, vos antécédents financiers, votre situation financière, votre numéro d'assurance sociale, votre âge et d'autres renseignements personnels du même genre nous permettent de :

• Vous identifier;
• Comprendre et évaluer votre admissibilité à nos services;
• Comprendre vos besoins pour s’assurer que nous vous offrons des services qui répondent à ces besoins;
• Vous protéger et nous protéger contre les erreurs et la fraude; et
• Nous conformer à la loi.




Comment obtenons-nous vos renseignements personnels? 
En règle générale, nous obtenons ces renseignements directement de vous. Cependant, avec votre consentement, nous pouvons aussi obtenir des renseignements d'autres sources qui peuvent comprendre, mais sans s'y limiter, votre comptable, votre conseiller financier, d'autres filiales d'AGF, des agences d'évaluation du crédit, d'autres établissements financiers, etc.


Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?  
Les renseignements que nous recueillons dépendent des produits et des services que vous demandez. Pour chaque produit ou service, nous avons besoin de votre nom, de votre adresse et de certains renseignements qui permettront de vous identifier. Avant ou au moment de la cueillette de renseignements personnels, nous vous aviserons de la raison de cette cueillette. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour les raisons suivantes :

• Pour nous assurer que nos dossiers sont à jour;
• Pour établir et administrer votre compte;
• Pour effectuer vos transactions ou vous fournir le service requis;
• Pour maintenir, stocker, consigner et déterminer les renseignements au sujet de votre compte;
• Pour vérifier des renseignements antérieurs, selon le cas;
• Pour vous fournir, à vous et à votre représentant, des renseignements sur votre compte;
• Pour répondre à vos besoins d’investissement;
• Pour évaluer votre admissibilité à un service précis;
• Pour protéger les intérêts de Doherty & Associates Investment Counsel, comme le recouvrement de dettes; et
• Pour satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires, notamment les exigences de déclaration de revenus l’Agence du revenu Canada.

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À qui divulguons-nous vos renseignements personnels?  
Vos renseignements personnels seront uniquement utilisés aux fins convenues pour nous aider à vous offrir le meilleur service qui soit. Doherty & Associates Investment Counsel peut aussi fournir vos renseignements personnels à des tiers uniquement dans le but de répondre à vos exigences de service. Les tiers auxquels nous fournissons vos renseignements personnels sont par exemple :

• Votre représentant financier (ex. comptable…);
• D'autres établissements financiers, y compris des agences d’évaluation du crédit;
• Des sociétés affiliées à La Société de Gestion AGF Limitée;
• Des fournisseurs externes qui procurent des services administratifs ou autres à notre entreprise;
• Les gouvernements fédéral et provinciaux du Canada, des organismes gouvernementaux, des organismes de réglementation; et
• D'autres établissements légalement obligés.

Les ententes conclues entre Doherty & Associates Investment Counsel et ses fournisseurs externes de services servent à mettre en place des mesures appropriées de contrôle et de protection afin de protéger vos renseignements personnels. Nos fournisseurs externes de services peuvent de temps à autre offrir des contrats de sous-traitance pour l'exécution de tâches administratives à d'autres fournisseurs dont les bureaux ne sont pas au Canada, et demander l'accès à certains renseignements personnels pour l'exécution de ces services. Dans ce cas, il incombe aux fournisseurs de Doherty & Associates Investment Counsel de prévoir des mesures de sécurité et de contrôle visant à protéger vos renseignements personnels contre l'utilisation non autorisée, la perte, le vol, l'altération et la destruction.


Divulgation de vos renseignements personnels quand la loi l'exige ou le permet 
Doherty & Associates Investment Counsel peut être tenue de fournir vos renseignements personnels en réponse à un mandat de perquisition, une ordonnance judiciaire ou toute autre requête prévue par la loi. Nous pouvons aussi divulguer vos renseignements personnels pour nous aider à recouvrer une somme que vous nous devez.


Obtenir votre consentement
Avant de vous fournir des services vous devrez remplir une demande d’ouverture de compte qui comprend des renseignements sur le client. Ce document vous explique la façon dont les renseignements personnels que vous fournissez seront utilisés. En signant et en retournant ce document, vous consentez à la divulgation de vos renseignements personnels. Votre consentement peut également être obtenu verbalement quand vous fournissez vos renseignements personnels. Doherty & Associates Investment Counsel n'utilisera pas ces renseignements sans votre consentement et les utilisera seulement aux fins convenues au moment de la cueillette.


Retirer votre consentement 
Vous pouvez retirer votre consentement pour l'utilisation de vos renseignements personnels en communiquant avec Doherty & Associates Investment Counsel en tout temps. Des exigences légales ou autres peuvent vous empêcher de retirer votre consentement. De plus, la décision de retirer votre consentement pourrait fortement limiter les produits ou services que Doherty & Associates Investment Counsel est en mesure de vous offrir.

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Pourquoi recueillons-nous des renseignements à votre sujet auprès d’autres personnes? 
Nous pouvons obtenir des renseignements à votre sujet auprès de tierces parties avec votre consentement, ce qui nous permet de déterminer votre admissibilité à nos services. L’accès à ces renseignements nous permet de vous fournir la documentation et l’assistance dont vous avez besoin. 

Par exemple, pour transférer des titres en nature, nous devons communiquer avec votre courtier et/ou dépositaire. Nous aurons peut-être aussi besoin de déterminer la valeur et la pertinence des titres à transférer. Il est donc possible que nous ayons à communiquer avec d’autres institutions financières afin d’obtenir les renseignements appropriés. Nous pourrions également communiquer avec d’autres tierces parties pour vérifier les renseignements que vous nous avez fournis.


Accès à vos renseignements personnels et exactitude de vos renseignements personnels  
Sur demande, Doherty & Associates Investment Counsel vous donnera accès à vos renseignements personnels. De plus, nous pouvons vous fournir une liste de tiers auxquels vos renseignements personnels ont été fournis. Vous pouvez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée comme il est indiqué plus loin dans la présente#.

Si vous désirez modifier ou mettre à jour vos renseignements personnels, vous pouvez en faire la demande en tout temps. Veuillez noter que nous ne pouvons modifier que les renseignements personnels qui sont nécessaires pour satisfaire aux fins convenues.

Dans certains cas, Doherty & Associates Investment Counsel ne pourra peut-être pas vous donner accès à des renseignements précis. Par exemple : i) des renseignements qui font référence à d'autres personnes; ii) des renseignements contenant des informations exclusives qui sont confidentielles à Doherty & Associates Investment Counsel ou à ses filiales; iii) des renseignements qui ont été détruits; ou iv) des renseignements qui sont trop coûteux à récupérer.


Où gardons-nous vos renseignements personnels? 
Vos renseignements personnels peuvent être conservés en format électronique ou papier dans les bureaux de Doherty & Associates Investment Counsel, de ses filiales ou de ses fournisseurs externes de services. Nos fournisseurs externes de services peuvent de temps à autre offrir des contrats de sous-traitance pour l'exécution de tâches administratives à d'autres fournisseurs dont les bureaux ne sont pas au Canada, et demander l'accès à certains renseignements personnels pour l'exécution de ces services.


Protection de vos renseignements personnels 
Chez Doherty & Associates Investment Counsel, il existe des politiques, procédures, directives et normes pour protéger vos renseignements personnels conformément aux règles de confidentialité applicables, y compris la loi fédérale connue sous le nom de Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Nos systèmes sont soumis à des normes strictes contre l’accès non autorisé, l'altération, la reproduction, la destruction, la divulgation, la perte ou le vol.

Nos employés sont tenus de respecter le code de déontologie, la politique de confidentialité et de protection des renseignements concernant la société. Nos fournisseurs de services ont accès à vos renseignements personnels pour leur permettre de s'acquitter de leurs tâches reliées au service que vous recevez. Nous avons établi des directives pour nous assurer que nos fournisseurs de services, agents et filiales respectent nos normes de sécurité, et leurs contrats stipulent qu’ils sont tenus de respecter la confidentialité et la protection des renseignements personnels.

Les renseignements personnels obtenus sur votre personne ne seront utilisés qu'aux fins convenues au moment de la cueillette et seront conservés tant que nous en aurons besoin pour vous offrir le service pertinent ou selon les exigences de la loi.

Des mesures de sécurité telles que mot de passe, accès à nos bureaux et à nos fichiers, sécurité de l'accès physique et chiffrement des données ont été mises en place pour protéger vos renseignements personnels contre l'accès non autorisé, l'altération, la perte, le vol ou l'utilisation malveillante.

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Plaintes  
Les clients peuvent adresser leurs plaintes concernant un compte à leur gestionnaire personnel, au responsable principal des plaintes ou au responsable de la conformité en envoyant leur grief à l'adresse info@doherty.ca. Pour les plaintes relatives à un problème de confidentialité, les clients doivent envoyer un message à l'adresse privacy@agf.com. Dans le cas où une plainte ne pourrait pas être résolue, un service indépendant de résolution des litiges est disponible gratuitement, en coordination avec le responsable principal de la conformité de Doherty. 



Résolution des plaintes 
Si vous avez une plainte à propos d'un service ou d'un produit, veuillez communiquer avec nous :

Doherty & Associates Ltd
56 rue Sparks, bureau 700
Ottawa, Ontario K1P 1A9
info@doherty.ca

Si vous devez nous communiquer des renseignements personnels sensibles, il est préférable de ne pas le faire par courriel.

Renseignements à indiquer

  • L'objet de votre plainte;
  • La date à laquelle cet événement s'est produit;
  • Les mesures auxquelles vous vous attendez (par exemple, remboursement, excuses, rectification du compte).

Aidez-nous à traiter votre plainte dans les meilleurs délais

  • Faites-nous part de votre plainte le plus rapidement possible.
  • Communiquez-nous sans attendre tout renseignement supplémentaire nécessaire.
  • Conservez des exemplaires de toute documentation pertinente, comme des lettres, des courriels et des notes de conversations que vous avez eues avec nous.

Accusé de réception de votre plainte

Nous donnerons suite à votre plainte par écrit et au plus tôt, généralement dans un délai de cinq jours ouvrables après réception de votre plainte. Nous serons peut-être amenés à vous demander des clarifications ou des informations supplémentaires qui nous aideront à résoudre l'affaire.

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Communication de notre décision

Nous faisons généralement part de notre décision par écrit dans un délai de 90 jours après réception de votre plainte. Cette décision comprendra les éléments suivants :

  • Un résumé de la plainte, ainsi que les résultats de notre enquête;
  • Notre décision de résoudre votre plainte en vous faisant une offre ou de la rejeter, ainsi que les raisons ayant mené à cette décision.

Décision tardive

Si nous sommes dans l'impossiblité de vous fournir une solution dans un délai de 90 jours :

  • Nous vous informerons du retard;
  • Nous vous expliquerons la raison de ce retard;
  • Nous vous indiquerons une nouvelle date à laquelle nous rendrons notre décision.

Il se peut que vous puissiez bénéficier du service indépendant de résolution des litiges offert par l'Ombudsman des Services Bancaires et d’Investissement (OSBI).

Si vous n'obtenez pas une réponse satisfaisante de notre part

Il se peut que vous puissiez bénéficier du service indépendant de résolution des litiges offert par OSBI.

Si vous résidez au Québec

Vous pouvez faire appel au service de médiation gratuit dispensé par l'Autorité des marchés financiers.

Conseils juridiques

À tout moment, vous avez le droit de consulter un avocat ou de chercher un autre moyen de résoudre votre litige. Un avocat peut vous conseiller sur les différentes options qui s'offrent à vous. Toutefois, vous disposez d'un temps limité pour intenter une action en justice. Si vous tardez à agir, vos recours ainsi que vos droits pourraient être limités.

Déférer une plainte à l'OSBI

Il se peut que vous puissiez bénéficier du service indépendant de résolution des litiges offert par OSBI si :

  • Nous ne vous fournissons pas de solution dans les 90 jours suivant le dépôt de votre plainte; ou
  • Vous n'obtenez pas de réponse satisfaisante de notre part.

L'OSBI peut recommander une indemnisation allant jusqu'à 350 000 $.

Le service de l'OSBI est accessible aux clients de notre société. Vous avez néanmoins le droit de recourir au service de résolution des litiges de votre choix, et ce, à vos frais, ou de porter l'affaire devant un tribunal. Veuillez noter que vous disposez d'un temps limité pour porter une action en justice.

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Qui peut faire appel à l'OSBI?

Vous avez le droit de faire appel à l'OSBI si :

  • Votre plainte concerne une activité de négociation ou de consultation assurée par notre société ou par l'un de nos représentants;
  • Vous nous avez fait part de votre plainte moins de six ans après avoir découvert ou autrement pris connaissance de l'événement à l'origine de votre plainte;
  • Vous déposez un dossier de plainte auprès de l'OSBI dans les délais mentionnés ci-dessous.

Délais

  •  Si nous ne vous faisons pas part de notre décision dans un délai de 90 jours, vous pouvez déférer votre plainte à l'OSBI à tout moment, une fois la période de 90 jours écoulée.
  • Si vous n'obtenez pas de réponse satisfaisante de notre part, vous disposez de 180 jours après que nous vous avons communiqué notre décision pour déférer votre plainte à l'OSBI.

Déposer une plainte auprès de l'OSBI

Communiquer avec l'OSBI

Courriel :  ombudsman@obsi.ca

Téléphone : 1-888-451-4519 ou 416-287-2877 à Toronto

Enquête de l'OSBI

L'OSBI travaille en toute confidentialité et de façon informelle. Il ne s'agit pas d'une action en justice et vous n'avez pas besoin de faire appel à un avocat.

Dans le cadre de son enquête, l'OSBI peut être amenée à vous interroger ou à interroger des représentants de notre société. Nous sommes tenus de coopérer aux enquêtes menées par l'OSBI.

Renseignements requis par l'OSBI pour vous aider

L'OSBI sera plus à même de vous aider si vous fournissez tous les renseignements nécessaires dans les plus brefs délais, y compris ce qui suit :

  • Votre nom et vos coordonnées;
  • Notre raison sociale et nos coordonnées;
  • Les noms et les coordonnées de tous nos représentants qui sont liés à votre plainte;
  • Les détails relatifs à votre plainte;
  • Toute la documentation pertinente, ainsi que toute correspondance ou note de discussion entretenue avec notre société.

Recommandations de l'OSBI

Une fois son enquête terminée, l'OSBI fera part de ses recommandations à notre société ainsi qu'à vous-même. Celles-ci ne sont contraignantes pour aucune des parties.

L'OSBI peut recommander une indemnisation allant jusqu'à 350 000 $. Si votre plainte concerne un montant supérieur, vous devrez accepter cette limite pour toute indemnisation que vous recevrez de la part de l'OSBI. Si vous souhaitez réclamer davantage que 350 000 $, il est préférable d'envisager un autre recours, telle qu'une action en justice.

Pour tout renseignement complémentaire à propos de l'OSBI, visitez www.obsi.ca

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