Doherty & Associates Investment Counsel (« Doherty ») s’engage à protéger la vie privée de ses clients et considère que cela fait partie des services qu'elle vous offre. Il incombe à tous les employés de protéger la confidentialité de tous les renseignements personnels auxquels ils ont accès. De plus, tous les ans chaque employé signe un code de déontologie qui comprend des dispositions au sujet de la protection des renseignements personnels, en plus de signer notre politique de confidentialité et de protection des renseignements concernant la société.
Il nous importe de clarifier :
• Ce que nous entendons par renseignements personnels;
• Pourquoi nous recueillons et utilisons des renseignements personnels;
• Pourquoi nous recueillons des renseignements à votre sujet auprès d’autres personnes;
• Comment nous protégeons les renseignements qui vous concernent;
• Vos droits quant à l’accès à vos renseignements personnels; et
• Comment nous faire part de vos questions.
Renseignements personnels
Les renseignements personnels sont des informations qui permettent de vous identifier. Ils comprennent votre âge, votre situation familiale, vos antécédents de travail, votre numéro d'assurance sociale, vos antécédents de crédit, votre adresse domiciliaire, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone à domicile.
Pourquoi avons-nous besoin de vos renseignements personnels?
Nous avons besoin de vos renseignements personnels afin d'établir une relation avec vous et de vous fournir le meilleur service possible – plus nous en savons sur vous, mieux nous pouvons vous servir. Votre signature, vos antécédents financiers, votre situation financière, votre numéro d'assurance sociale, votre âge et d'autres renseignements personnels du même genre nous permettent de :
• Vous identifier;
• Comprendre et évaluer votre admissibilité à nos services;
• Comprendre vos besoins pour s’assurer que nous vous offrons des services qui répondent à ces besoins;
• Vous protéger et nous protéger contre les erreurs et la fraude; et
• Nous conformer à la loi.
Comment obtenons-nous vos renseignements personnels?
En règle générale, nous obtenons ces renseignements directement de vous. Cependant, avec votre consentement, nous pouvons aussi obtenir des renseignements d'autres sources qui peuvent comprendre, mais sans s'y limiter, votre comptable, votre conseiller financier, d'autres filiales de Doherty, des agences d'évaluation du crédit, d'autres établissements financiers, etc.
Comment utilisons-nous vos renseignements personnels?
Les renseignements que nous recueillons dépendent des produits et des services que vous demandez. Pour chaque produit ou service, nous avons besoin de votre nom, de votre adresse et de certains renseignements qui permettront de vous identifier. Avant ou au moment de la cueillette de renseignements personnels, nous vous aviserons de la raison de cette cueillette. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour les raisons suivantes :
• Pour nous assurer que nos dossiers sont à jour;
• Pour établir et administrer votre compte;
• Pour effectuer vos transactions ou vous fournir le service requis;
• Pour maintenir, stocker, consigner et déterminer les renseignements au sujet de votre compte;
• Pour vérifier des renseignements antérieurs, selon le cas;
• Pour vous fournir, à vous et à votre représentant, des renseignements sur votre compte;
• Pour répondre à vos besoins d’investissement;
• Pour évaluer votre admissibilité à un service précis;
• Pour protéger les intérêts de Doherty, comme le recouvrement de dettes; et
• Pour satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires, notamment les exigences de déclaration de revenus l’Agence du revenu Canada.
À qui divulguons-nous vos renseignements personnels?
Vos renseignements personnels seront uniquement utilisés aux fins convenues pour nous aider à vous offrir le meilleur service qui soit. Doherty peut aussi fournir vos renseignements personnels à des tiers uniquement dans le but de répondre à vos exigences de service. Les tiers auxquels nous fournissons vos renseignements personnels sont par exemple :
• Votre représentant financier (ex. comptable…);
• D'autres établissements financiers, y compris des agences d’évaluation du crédit;
• Des sociétés affiliées à Doherty;
• Des fournisseurs externes qui procurent des services administratifs ou autres à notre entreprise;
• Les gouvernements fédéral et provinciaux du Canada, des organismes gouvernementaux, des organismes de réglementation; et
• D'autres établissements légalement obligés.
Les ententes conclues entre Doherty et ses fournisseurs externes de services servent à mettre en place des mesures appropriées de contrôle et de protection afin de protéger vos renseignements personnels. Nos fournisseurs externes de services peuvent de temps à autre offrir des contrats de sous-traitance pour l'exécution de tâches administratives à d'autres fournisseurs dont les bureaux ne sont pas au Canada, et demander l'accès à certains renseignements personnels pour l'exécution de ces services. Dans ce cas, il incombe aux fournisseurs de Doherty de prévoir des mesures de sécurité et de contrôle visant à protéger vos renseignements personnels contre l'utilisation non autorisée, la perte, le vol, l'altération et la destruction.
Divulgation de vos renseignements personnels quand la loi l'exige ou le permet
Doherty peut être tenue de fournir vos renseignements personnels en réponse à un mandat de perquisition, une ordonnance judiciaire ou toute autre requête prévue par la loi. Nous pouvons aussi divulguer vos renseignements personnels pour nous aider à recouvrer une somme que vous nous devez.
Obtenir votre consentement
Avant de vous fournir des services vous devrez remplir une demande d’ouverture de compte qui comprend des renseignements sur le client. Ce document vous explique la façon dont les renseignements personnels que vous fournissez seront utilisés. En signant et en retournant ce document, vous consentez à la divulgation de vos renseignements personnels. Votre consentement peut également être obtenu verbalement quand vous fournissez vos renseignements personnels. Doherty n'utilisera pas ces renseignements sans votre consentement et les utilisera seulement aux fins convenues au moment de la cueillette.
Retirer votre consentement
Vous pouvez retirer votre consentement pour l'utilisation de vos renseignements personnels en communiquant avec Doherty en tout temps. Des exigences légales ou autres peuvent vous empêcher de retirer votre consentement. De plus, la décision de retirer votre consentement pourrait fortement limiter les produits ou services que Doherty est en mesure de vous offrir.
Pourquoi recueillons-nous des renseignements à votre sujet auprès d’autres personnes?
Nous pouvons obtenir des renseignements à votre sujet auprès de tierces parties avec votre consentement, ce qui nous permet de déterminer votre admissibilité à nos services. L’accès à ces renseignements nous permet de vous fournir la documentation et l’assistance dont vous avez besoin.
Par exemple, pour transférer des titres en nature, nous devons communiquer avec votre courtier et/ou dépositaire. Nous aurons peut-être aussi besoin de déterminer la valeur et la pertinence des titres à transférer. Il est donc possible que nous ayons à communiquer avec d’autres institutions financières afin d’obtenir les renseignements appropriés. Nous pourrions également communiquer avec d’autres tierces parties pour vérifier les renseignements que vous nous avez fournis.
Accès à vos renseignements personnels et exactitude de vos renseignements personnels
Sur demande, Doherty vous donnera accès à vos renseignements personnels. De plus, nous pouvons vous fournir une liste de tiers auxquels vos renseignements personnels ont été fournis. Vous pouvez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée comme il est indiqué plus loin dans la présente#.
Si vous désirez modifier ou mettre à jour vos renseignements personnels, vous pouvez en faire la demande en tout temps. Veuillez noter que nous ne pouvons modifier que les renseignements personnels qui sont nécessaires pour satisfaire aux fins convenues.
Dans certains cas, Doherty ne pourra peut-être pas vous donner accès à des renseignements précis. Par exemple : i) des renseignements qui font référence à d'autres personnes; ii) des renseignements contenant des informations exclusives qui sont confidentielles à Doherty ou à ses filiales; iii) des renseignements qui ont été détruits; ou iv) des renseignements qui sont trop coûteux à récupérer.
Où gardons-nous vos renseignements personnels?
Vos renseignements personnels peuvent être conservés en format électronique ou papier dans les bureaux de Doherty, de ses filiales ou de ses fournisseurs externes de services. Nos fournisseurs externes de services peuvent de temps à autre offrir des contrats de sous-traitance pour l'exécution de tâches administratives à d'autres fournisseurs dont les bureaux ne sont pas au Canada, et demander l'accès à certains renseignements personnels pour l'exécution de ces services.
Protection de vos renseignements personnels
Chez Doherty, il existe des politiques, procédures, directives et normes pour protéger vos renseignements personnels conformément aux règles de confidentialité applicables, y compris la loi fédérale connue sous le nom de Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
Nos systèmes sont soumis à des normes strictes contre l’accès non autorisé, l'altération, la reproduction, la destruction, la divulgation, la perte ou le vol.
Nos employés sont tenus de respecter le code de déontologie, la politique de confidentialité et de protection des renseignements concernant la société. Nos fournisseurs de services ont accès à vos renseignements personnels pour leur permettre de s'acquitter de leurs tâches reliées au service que vous recevez. Nous avons établi des directives pour nous assurer que nos fournisseurs de services, agents et filiales respectent nos normes de sécurité, et leurs contrats stipulent qu’ils sont tenus de respecter la confidentialité et la protection des renseignements personnels.
Les renseignements personnels obtenus sur votre personne ne seront utilisés qu'aux fins convenues au moment de la cueillette et seront conservés tant que nous en aurons besoin pour vous offrir le service pertinent ou selon les exigences de la loi.
Des mesures de sécurité telles que mot de passe, accès à nos bureaux et à nos fichiers, sécurité de l'accès physique et chiffrement des données ont été mises en place pour protéger vos renseignements personnels contre l'accès non autorisé, l'altération, la perte, le vol ou l'utilisation malveillante.
Plaintes
Doherty s’engage à vous traiter avec respect et considération en tout temps. Toutefois, un malentendu ou une erreur concernant la protection des renseignements personnels peut se produire occasionnellement. Dans un tel cas, Doherty agira diligemment afin de résoudre le problème et communiquera avec vous le plus tôt possible, dans les 30 jours suivant la réception de votre plainte.
Demandes et questions
Si vous avez des questions ou souhaitez demander des renseignements au sujet de la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous à l’adresse suivante :
Doherty & Associates Ltd
56, rue Sparks, bureau 700
Ottawa (Ontario) K1P 1A9
info@doherty.ca
Si vous devez transmettre des renseignements personnels, vous pourriez choisir de communiquer avec nous par un autre moyen que le courriel.
Nous répondrons à vos demandes et questions dans des délais opportuns. Si votre échange avec nous ne vous permet pas de trouver la réponse ou les renseignements que vous recherchez, vous pourrez consulter notre chef de la protection des renseignements personnels :
Courriel : agf_privacy@agf.com
Télécopieur : 613-238-3957
Courrier : Chef de la protection des renseignements personnels, Doherty & Associates Ltd.
56, rue Sparks, bureau 700
Ottawa (Ontario) K1P 1A9
Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la protection des renseignements personnels ou, si après avoir consulté le chef de la protection des renseignements personnels, vos préoccupations persistent, vous pourrez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou avec le bureau chargé de la protection de la vie privée dans votre province, si vous résidez au Québec, en Colombie-Britannique ou en Alberta :
- Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
www.priv.gc.ca - Commission d’accès à l’information du Québec
www.cai.gouv.qc.ca - Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia
www.oipc.bc.ca - Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta
www.oipc.ab.ca